Firma electrónica: Todo lo que usted y su negocio necesitan saber

En un mundo que es cada vez más globalizado las compañías necesitan procesos más rápidos, eficientes y amigables con el medio ambiente. Caminar en esa dirección no solo les permite reducir costos, sino también aparecer en la agenda pública como instituciones productivas alineadas, incluso, con los 17 Objetivos de Desarrollo Sostenible de la ONU. De allí la relevancia que ha adquirido en los últimos años la firma electrónica, una herramienta esencial gracias a sus beneficios para empresarios, así como para usuarios en general.

Y las organizaciones han sido consecuentes. Un estudio elaborado por la firma de software Adobe encontró que el 58% de los líderes de negocio y de tecnología aceleraron la adopción de firmas electrónicas durante la pandemia en sus empresas. Además, el 60% aseguró que este mecanismo es un requisito fundamental para respaldar la continuidad y agilidad del negocio.

Sin embargo, vale la pena mencionar que una de las preguntas que más surgen dentro del proceso de adopción de la firma electrónica y digital es su validez en el ámbito legal. En efecto estas son legales, fiables y aplicables en los países industrializados de todo el mundo, y aunque las leyes pueden variar, en el mercado existen soluciones como Adobe Sign que simplifican el cumplimiento normativo a través de una gama más amplia de requisitos legales para ofrecer un acompañamiento normativo máximo.

¿Cuál es el ‘Estado del Arte’ de la firma electrónica en Colombia?

En Colombia existe ya una regulación sobre la validez y vigencia de la firma electrónica y digital con la Ley 527 de 1999 (denominada también Ley de Comercio Electrónico), regulada por el Decreto 2364 de 2012 y el Decreto 333 de 2014 (compilados en el Decreto 1074 de 2015).

En dichas directrices, la norma indica que este recurso digital siempre deberá salvaguardar “la confiabilidad en la forma en la que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, la confiabilidad en la forma en que se haya conservado la integridad de la información, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente”.

Atendiendo a estas normativas, es prudente mencionar que algunos de los ejemplos de uso de esta herramienta, sea en una empresa, juzgado, universidad, notaría, o en el hogar haciendo teletrabajo o trabajo remoto, son:

• La firma de documentos: Aquellos que requieren una firma legalmente defendible, a menudo utilizada con transacciones de clientes o de empresa a empresa. O, en algunos casos, delegando la firma a otra persona.
• La ratificación de contratos con proveedores del negocio, esenciales para adquirir materias primas para la producción.

• En el diligenciamiento de formularios que pretenden recopilar información de un cliente, socio o empleado para iniciar un nuevo proceso o reunir la información necesaria.

• En la aprobación de documentos, cuando no se requiere una firma formal, a menudo utilizada para procesos internos.

Además de su aporte para la conservación del medio ambiente, estas herramientas ayudan a lograr procesos más ágiles, eficientes y modernos pensando en el futuro. Con la firma electrónica las compañías pueden construir marca y una reputación más legal y sólida, fortaleciendo procesos como la transformación digital que le brindará al negocio una imagen modernista, sostenible y de vanguardia.

Los tres estadios por los que deberá pasar su compañía si quiere implementar la firma digital

• Etapa de comprensión:

El primer paso consiste en leer y entender las leyes relativas a la firma electrónica y otros requisitos normativos que le afectan. En ese sentido, es fundamental tener en cuenta información sobre los formularios, los requisitos de cumplimiento normativo, las cuestiones obligatorias en materia de privacidad y las restricciones específicas del mercado.

• Etapa de creación de políticas:

Evalúe los acuerdos de la empresa y tome decisiones sobre los niveles de autenticación, consentimiento, intención y pruebe que se adecuen a sus circunstancias. Plásmelo y comuníquelo todo en una política de firma general.

• Etapa de establecimiento de flujos de trabajo que cumplan la normativa:

Cumpla con su política de firmas involucrando una solución eficiente y acudiendo al acompañamiento de socios como Controles Empresariales que le ayudarán a crear sus procesos y plantillas de flujos de trabajo para el cumplimiento normativo en su compañía, aumentando la productividad de esta.

La firma electrónica, al igual que la adopción de otros recursos como la nube y las aplicaciones, puede significar un reto para sus colaboradores. De allí la importancia de fortalecer la comunicación con ellos y potenciar las campañas de pedagogía interna en su negocio a fin de que toda la estructura organizacional tenga un norte y una guía establecida hacia la transformación digital de sus operaciones.